Yhden retron tarina - ja jotain uutta

On monia syitä miksi retrot ovat lähellä sydäntäni.

Ensinnäkin uskon vahvasti reflektioon oppimisen välineenä ja ylipäätään siihen, että päästäkseen pidemmälle ja perille nopeammin on parempi välillä pysähtyä ja tarkistaa onko oikeassa suunnassa.

Toiseksi retroja pääsee itse suunnittelemaan ja vetämään suhteellisen harvoin, joten jokainen kerta on aina innostumisen paikka. Suurimmaksi osaksi kuitenkin tulee itse oltua retroilemassa omaa toimintaansa.

Retroilusta on kirjoitettu paljon hyviä kirjoja ja blogipostauksia, joten materiaalia on saatavilla paljon. Jokaisella tekijällä ja vetäjällä on kuitenkin oma tyylinsä - ja omia suosikkiharjoituksia, joita tulee käytettyä niille sopivissa tilanteissa – tai vaikka härkäpäisesti työntäen niitä myös paikkoihin mihin ne eivät sovi.

Tämän postauksen tarkoituksena on jakaa kokemus yhdestä retrosta, jonka vedin hyvin perinteisillä mekanismeilla ja avata lopuksi ajatuksia uudesta harjoituksesta / pelistä, johon tutustuin vasta viime viikolla.

Perinteisemmässä retrossa pääsin vetämään retron tapahtumajärjestäjätiimille. Tiimi suunnitteli, organisoi ja järjesti ison tapahtuman oman työnsä ohella viime vuoden puolella - ja ennen vuodenvaihdetta summasimme tapahtunutta yhteen ja pyrimme tiivistämään ajatuksia opeiksi seuraavaa kertaa varten. Tuloksista Henna Niiranen kirjoittikin jo päräyttävän postauksen.

Ennen retron suunnittelua haastattelin Hennaa lyhyesti toiveista ja ajatuksista retron suhteen, sekä käytettävissä olevasta aikamäärästä. Kyselyllä varmistin, että ymmärrän tehtävänannon oikein ja ettei retron aikana vahingossa laukea esimerkiksi purkamattomia tunteita tai patoutumia. Jos taustalla olisi jotain ongelmia, henkilökohtaista skismaa tai muita projektikriisejä - olisi retron rakenne ja ohjelma aivan erilainen kuin tilanteessa, jossa on takana onnistunut tapahtuma ja hyvässä hengessä sekä hapessa oleva porukka.

Retron kestoksi sovittiin pari tuntia - ja jo retroa suunnitellessa odotin, että menemme jonkun verran siitä yli – kun porukka pääsee vauhtiin. Rakensin retron kuitenkin sellaiseksi, että jos timeboxin mukaisesti joutuu poistumaan – ollaan päästy kuitenkin pääasiat maaliin.

Valmistelutehtäväksi pyysin osallistujia keräämään tapahtuman järjestämisen ajalta muistoja ja faktoja siitä mitä tapahtui milloinkin. Käytännössä kiireisten ihmisten kanssa tämä yleensä jää tekemättä, mutta olin valmis yllättymään positiivisesti.

Rakenne retrolle oli suunnitelmassa seuraava:

Rakenteen taustalla oli ajatus aloittaa ensiksi pienellä harjoituksella ja tuoda kaikkien fiilikset retron kohteena olevaan asiaan. Tällä kertaa harjoituksena käytin auto-analogiaa, jossa osallisten piti miettiä mikä auto kuvastaisi suoritettua projektia. Vastauksilla sinänsä ei ollut väliä, mutta oli hienoa nähdä kuinka luovuus ja ajatukset aktivoituivat kun osalliset miettivät omaa vastaustaan sekä vastauksia kerrottaessa jäivät hieman miettimään miksi toinen valitsi sen mitä valitsi. Omia valintoja ei tässä vaiheessa vielä selitetty auki.

Ensimmäinen oikea harjoitus oli aikajanan rakentaminen seinälle projektin kulusta halutulta ajalta. Muistojen ja kerättyjen faktojen – sekä retrossa esim. kalenterista tarkistettujen faktojen perusteella seinälle kerääntyi post-it lapuista aikajana erilaisia tapahtumia ensimmäisestä ajatuksesta tapahtuman jälkihoitoon saakka. Faktoja kerättäessä käytiin vilkasta keskustelua ja myös faktojen siirtelyä sen mukaan miten käsitys todellisuudesta kehittyi.

Projektin ulkopuolisenakin tapahtumien kulusta kehittyi ja muodostui selkeä kuva. Yksittäiset fakta-syötteet laukaisivat uusia ajatuksia ja muistoja, jotka jälleen tallennettiin seinälle.

Faktojen purkamista jatkettiin sen verran kun järkevältä tuntui. Kun hyvää tavaraa ja keskustelua syntyi, en keskeyttänyt harjoitusta – vaikka alkuperäinen timebox mentiinkin reilusti yli.

Valitettavasti faktaseinästä ei ole kuvia jaettavaksi.

Faktojen alapuolelle piirrettiin väritusseilla fiilis-jana.

Jokainen osallistuja valitsi itselleen oman värin ja reflektoiden faktoja ja keskustelun pintaan tuomia muistoja piirsi oman fiiliskäyränsä koko projektin aikana.

Koska osallistujilla oli turvallinen fiilis porukan kesken, kaikki uskalsivat puhua suoraan ja kertoa sekä kerrata myös fiilistasolla miten hommat menivät.

Käyrän liikkeet ylös ja alas antoivat minulle fasilitaattorina mahdollisuuden aktivoida keskustelua kysymällä mitä liikkeet tarkoittavat ja liittyivätkö ne selkeästi joihinkin tiettyihin faktoihin. Osallistujien avoimuuden ja ilmapiirin takia kysymyksiä ei tarvinnut käyttää paljoa, kun osalliset jo ottivat viestikapulasta kiinni ja veivät keskustelua eteenpäin hyvin omatoimisesti.

Fiiliskäyrän rakentaminen ruokki taas uusia faktoja, jotka muistuivat paremmin mieliin - kun asioita tarkasteltiin myös tältä kantilta. Faktat ja fiilikset täydensivät toisiaan siis kirjaimellisesti.

Aikajana-harjoitukset ovat yllättäen retron vetäjänä myös suosikkiharjoituksiani, ainakin kun tehdään retroja pitkältä ajalta – ja esimerkiksi koko projektin projektiretrospektiivejä. Ne sopivat erinomaisesti tilanteisiin, missä osallistujille tarvitaan muistin tueksi fyysisiä apuvälineitä ja joissa on hyödyllistä yhdessä palauttaa mieliin mitä on tapahtunut, sekä mahdollisuuksien mukaan samalla jakaa jopa ensimmäistä kertaa niitä muiden näkökulmia ja kokemuksia samasta asiasta.

Tässä vaiheessa retrolle varatusta ajasta oli käytetty muistini mukaan jo yli puolet ja oli melkein jo kiire aloittaa homman vetäminen nippuun, eli ajatusten tiivistäminen.

Kuten ylempänä jo kirjoitin, tätä varten olin modifioinut yhtä suosittua harjoitusta tilanteeseen paremmin sopivaksi ja interaktiivisemmaksi. Harjoituksen ideana oli löytää ajatuksia ja ideoita siitä mitä tämän läpikäynnin ja prosessoinnin perusteella kannattaisi tehdä ensi kerralla.

Mitkä asiat toimivat hyvin – eli mitä voisi pitää sellaisenaan tai paranneltuina versioina ( keep ).

Mitkä asiat pitäisi selkeästi lopettaa tai jättää tekemättä ( stop ).

Mitä asioita pitäisi tehdä vähemmän ( less )?

Ja toisaalta mitä uusia juttuja pitäisi tehdä ( start ).

Tuunasin harjoitusta niin, että oma fasilitaattorin rooli oli pienempi kuin vedetyssä harjoituksessa – ja retron osallistujat pääsivät itse toimimaan paljon omatoimisemmin. Käytössämme oli iso yhteinen tila, jossa yhdelle seinälle pystyimme laittamaan nämä TODO-sektorit ja samaan aikaan kaikki näkivät hyvin toisella seinällä olevan aikajanan sekä fiilisjanan.

Koska olimme aikataulussa jäljessä alkuperäisestä aikataulusta, yhdistin lopetuksen – eli kiitoksien jakamisen / kudos-harjoituksen, jo tähän harjoitukseen, eli varasimme kiitoksille vielä oman sektorin. Tällä tavalla ajatuksia pystyi kirjaamaan ja kertomaan muille sitä mukaa kun niitä tuli esiin. Suunnitelma eli siis tilanteen mukaan - ja katsoin, että oli arvokkaampaa antaa keskustelun jatkua hyvään suuntaan kuin pakottaa sitä konvergoitumaan ennenaikaisesti.

Fasilitaattorina minun tehtäväksi jäi pääosin vain pysyä pois tieltä ja tarpeen mukaan pyytää vain selvennyksiä ja tarkennuksia. Vaikka osalliset varmaan ymmärsivät toisiaan ja ilmaistuja ajatuksia toisiltaan hyvin, tarkennuksilla ja selvennyksillä halusin varmistaa - että ymmärrämme varmasti toisiamme samalla tavalla ja että asiat eivät ainakaan jää selventämättä sen takia, että kukaan muu ei niitä kysy.

Start + kudos

Keep

Less

Stop

En ollut tyytyväinen siihen, että kunnollinen lopetus jäi tekemättä retrolle kun yhdistin kiteytys ja kiitos -harjoituksen. Käytännössä retro loppui lähes ohimennen, kun asiat oli käyty läpi ja osallisten piti jo siirtyä luontevasti seuraaviin arjen haasteisiin.

Asiat saatiin kuitenkin käytyä hyvin läpi ja kuten Hennan kirjoitus osoittaa, opit otettiin heti syvempään prosessointiin ja käyttöön. Mikäli tilanteessa olisi ollut fiilis yhtään enemmän sellainen, että seinälle nousseet asiat eivät olisi olleet riittävän kiteytyneitä tai selkeästi tehtävissä ( actionable ) – olisi loppu vaatinut vielä yhteenvetoharjoituksen ja sopimisen siitä mitä seuraavaksi.

Toinen asia mihin en ole tyytyväinen on timeboxin ylittäminen ja jälleen kerran toistunut virhe, että aliarvioin kuinka paljon aikaa menee näihin luonteeltaan hyvin avoimiin harjoituksiin. Siinä missä lavalla esitystä pitäessä saattaa kymmenen minuuttia tuntua pitkältä ajalta, hujahtaa puoli tuntia ryhmätyöskentelyssä hetkessä. Oikeanlaisen timeboxin valinta on siis haastavaa.

Timeboxauksen haastavuuteen saattaa kuitenkin auttaa yksi uusi työkalu, Topaasia-korttipeli - jonka on kehittänyt suomalainen pelitiimi.

Topaasia

Kuulin Jussi Gallasta ja heidän tekemistä peleistä jo Slushin aikaan viime vuonna Prominda Revolutionsin Jussilta - mutta tapaaminen ja tutustuminen meni tämän vuoden puolelle. Tapasimme Jussin Affecton toimistolla ja innostuin pelistä niin, että jo heti seuraavana päivänä kokeilimme peliä tositoimissa kokeneella porukalla. Vastaanotto oli positivinen ja porukka halusi kokeilla peliä myös myöhemmin uudestaan.

Pelissä pelataan läpi kuusi eri kategoriaa ja löydetään niihin pelaajien mielestä siinä hetkessä tärkein ajatus kehitettäväksi tai korjattavaksi.

VAHVIN – selkeaä vahvuus tekemisessä

TÄRKEIN – tärkein asia kehittymisen kannalta

INNOSTAVIN – innostavin asia meille

HEIKOIN – selkeä heikkous tekemisessä

VAIKEIN – vaikein asia tekemisessämme

EPÄOLEELLISIN – asia johon panostamista meidän tulisi supistaa

Jokaiseen kategoriaan korttipakka antaa pelaajille tiettyjä random-syötteitä, joista valitaan pelaajien toimesta keskusteluun tietty osajoukko ja keskustelun pohjalta päätetään mikä asia oli nyt tähän kategoriaan se olennaisin kehitettävä asia.

Kortit

Pelipakan kortit on kirjoitettu ja laadittu sen verran laveasti, että ne vaikuttaisivat toimivan hyvin mielikuvitusta avaavana ja ruokkivana – sen sijaan, että ne supistaisivat keskustelua. Yhden kokemuksen perusteella ei tietenkään voi sanoa tätä kovin vakuuttavasti, mutta siltä kokeilu tuntui. Ainakaan itselleni eikä retroon osallistuneille tuntunut jäävän sellaista ajatusta, että jokin olennainen asia olisi jäänyt käsittelemättä tai että olisimme puhuneet vain epäolennaisista asioista.

Pelin rakenne antaa tiukan timeboxin kontrolloiduilla joustovaroilla, ja kategoriat kattavat tuttujen harjoitusten tapaan asioita joita voisi vahvistaa ja asioita joiden vaikutusta voisi vähentää.

Tykkäsin korttipakan random-elementistä, joka syötti keskusteluun jopa yllättäviäkin täkyjä. Vaikka tärkeimmiksi jutuiksi valikoitui loppujen lopuksi aika lailla sellaisia asioita, joita odottikin – oli käyty keskustelu värikkäämpää, monipuolisempaa ja kiinnostavampaa kuin osassa aiempia retroja. Ja ainakin itselleni kirkastui muutamia uusiakin asioita keskustelun aikana.

Tulemme toivottavasti pelaamaan näillä myös uudestaan.